1. Wewnętrzne zasady organizatora wydarzenia
1.1 Powołanie przez organizatora wydarzenia koordynatora do spraw zdrowotnych lub delegowanie konkretnego pracownika do zadań związanych z dbałością o zachowanie wszelkich ustalonych procedur oraz stałego kontaktu z wyznaczoną osobą z właściwej powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej.
1.2 Zapewnienie dodatkowych procedur dla osób pracujących przy realizacji wydarzenia:
- zebranie danych kontaktowych do obsługi wydarzenia (tzw. tracking pracowników);
- obowiązkowe maseczki/przyłbice u wszystkich pracowników i kontraktorów, szczególnie mających kontakt z publicznością; dezynfekcja dłoni przy wejściu na teren imprezy i przy wyjściu;
- środki do dezynfekcji wraz z instrukcją właściwego mycia i dezynfekcji rąk dostępne w szatniach i toaletach oraz w każdym ogólnodostępnym pomieszczeniu dla publiczności w widocznym miejscu ;
- oznaczenie pojemników przeznaczonych na zużyte środki ochrony osobistej;
brak możliwości konsumpcji; - wyposażenie personelu sprzątającego w środki ochrony osobistej oraz środki do dezynfekcji;
- szkolenie pracowników w zakresie bezkontaktowej obsługi publiczności oraz procedur stosowanych na imprezie;
- planowanie harmonogramu organizacji wydarzenia w taki sposób, aby jak najmniejsza liczba osób pracowała w jednym czasie w jednym miejscu – uwzględniając również pracowników biurowych;
- opracowanie odpowiednich zapisów do umów z kontrahentami i pracownikami na umowę zlecenie/dzieło (np. klauzula RODO dotycząca udostępniania danych GIS, oświadczenie o stanie zdrowia);
- opracowanie odpowiednich zapisów do instrukcji BHP uwzględniających wytyczne GIS.
2. Zasady pracy artystycznej i wykonawczej
2.1 Jeśli to możliwe – organizacja trybu pracy z uwzględnieniem systemu zmianowego i rotacyjnego oraz niezbędnej rezerwy kadrowej.
2.2 Artyści powinni zostać poinformowani, że w wydarzeniu może brać udział osoba bez objawów chorobowych sugerujących infekcję dróg oddechowych oraz gdy domownicy nie przebywają w izolacji w warunkach domowych lub w izolacji.
2.3 Artyści zobowiązani są do wypełnienia oświadczenia na temat stanu zdrowia w momencie przystąpienia do pracy.
2.4 Przygotowanie w pierwszej kolejności wydarzeń artystycznych w kameralnej obsadzie, z uwzględnieniem możliwości przeprowadzenia prób w dużych salach z zachowaniem wymaganego dystansu.
2.5 Adaptacja spektakli repertuarowych oraz programów koncertowych na potrzeby pokazów i koncertów plenerowych (gdy ich organizacja będzie możliwa).
2.6 Przeprowadzanie poszczególnych działań artystycznych z dostosowaniem odległości 1,5 metra pomiędzy występującymi tam, gdzie będzie to możliwe.
2.7 Ograniczenie usadzenia pełnego składu orkiestry w kanale orkiestrowym.
2.8 Regularna dezynfekcja powierzchni używanych przez artystów, włącznie z dekoracjami i rekwizytami, z którymi mają bezpośredni kontakt.
2.9 Kostiumy: ubieranie i rozbieranie bez garderobianych tam, gdzie to jest możliwe. Po zdjęciu kostium powinien być włożony do worka foliowego, oznaczonego imieniem i nazwiskiem danego artysty, a następnie oddany do pralni.
2.10 Mikroporty: indywidualne dla każdego aktora, podpisane, na czas trwania całego cyklu przedstawień.
2.11 W orkiestrach – dla instrumentów dętych pojemniki ze środkiem dezynfekującym, służące do oczyszczania instrumentów ze skroplonego powietrza.
3. Polityka informacyjna dla uczestników wydarzeń
3.1 Organizatorzy wydarzeń powinni dokonać aktualizacji swoich regulaminów pod kątem wprowadzenia do nich dodatkowych zapisów w zakresie bezpieczeństwa epidemicznego:
- klauzule dot. ochrony danych osobowych, umożliwiające Organizatorowi udostępnienie Państwowemu Powiatowemu Inspektorowi Sanitarnemu pełniącemu nadzór epidemiologiczny na danym terenie i służbom porządkowym danych osobowych uczestników imprezy;
- obowiązek samodzielnego wyposażenia się uczestnika w środki ochrony osobistej;
- złożenie przez uczestnika obowiązkowego pisemnego oświadczenia przy wejściu na imprezę lub wcześniej drogą online, że uczestnik, według swojej najlepszej wiedzy, nie jest osobą zakażoną oraz nie przebywa na kwarantannie lub pod nadzorem epidemiologicznym;
3.2 Uczestnicy muszą zostać poinformowani z wyprzedzeniem:
- o tym, że uczestnictwo w wydarzeniu jest równoznaczne z akceptacją ww. regulaminu, którego zapisów uczestnik jest zobowiązany przestrzegać;
- o zasadach uczestnictwa w danym wydarzeniu pod kątem zasad logistyki i bezpieczeństwa na terenie wydarzenia.
3.3 W powyższej komunikacji organizator wydarzenia powinien wykorzystać wszystkie dostępne kanały informacyjne.
3.4 Zbieranie danych osobowych i kontaktowych:
- dane te umożliwiają łatwy kontakt z uczestnikami wydarzenia po jego zakończeniu;
- zbieranie ich nie jest obligatoryjne, ale rekomendowane, aby ułatwić służbom sanitarnym dochodzenie epidemiologiczne na wypadek wykrycia, że osoba zakażona brała udział w danym wydarzeniu;
- dane, po ich pozyskaniu, powinny być przechowywane przez organizatora przez 2 tygodnie.
Przykładowy sposób zbierania danych
Uczestnicy z dostępem online
1. Rejestracja online na stronie organizatora, podanie danych trackingowych, akceptacja regulaminu z RODO i z oświadczeniem uczestnika, że jeżeli wystąpią u niego objawy choroby, nie weźmie udziału w wydarzeniu i poinformuje o tym organizatora.
2. Pobranie biletu/wejściówki.
3. Przy wejściu poświadczenie tożsamości za pomocą nazwiska/hasła/kodu ustalonego w drodze rejestracji.
Uczestnicy bez dostępu online
1. Wcześniejszy kontakt telefoniczny z organizatorem, w czasie którego organizator:
- rezerwuje bilet/wejściówkę;
- zbiera dane trackingowe wraz z akceptacją regulaminu z RODO i oświadczeniem, że jeżeli wystąpią u uczestnika objawy choroby, nie weźmie udziału w wydarzeniu i poinformuje o tym organizatora;
- informuje o procedurze wejścia, podaniu kodu etc.
2. Dla osób przychodzących bezpośrednio na miejsce wydarzenia: w miejscach informujących o wydarzeniu powinna znaleźć się informacja o konieczności przyjścia z odpowiednim wyprzedzeniem oraz o procedurze zbierania danych przed wejściem.
4. Zasady organizacji widowni
4.1 Udział uczestników w wydarzeniu jest dopuszczalny pod następującymi warunkami:
- obowiązkowe zakrywanie ust i nosa przez uczestników.
- udostępnienia widzom lub słuchaczom co drugiego miejsca na widowni, z tym że nie więcej niż 50% liczby miejsc, w przypadku braku wyznaczonych miejsc na widowni przy zachowaniu odległości 1,5 m pomiędzy widzami lub słuchaczami.
Obowiązek zachowania jednego wolnego miejsca między uczestnikami nie dotyczy:
- osoby, która uczestniczy w wydarzeniu z dzieckiem poniżej 13. roku życia;
- osoby uczestniczącej w wydarzeniu z osobą z orzeczeniem o niepełnosprawności, osobą z orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności, osobą z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego lub osobą, która ze względu na stan zdrowia nie może poruszać się samodzielnie;
- osób wspólnie zamieszkujących lub gospodarujących.
c) zapewnienia, aby widzowie lub słuchacze nie spożywali napojów lub posiłków.
4.2 Na terenie wydarzenia zaleca się rozmieszczenie środków do dezynfekcji wraz z instrukcją właściwej dezynfekcji rąk oraz tablic informacyjnych przypominających o obowiązku noszenia maseczek i zachowania dystansu co najmniej 1,5 metra.
4.2.1 Procedura wejścia i wyjścia publiczności:
- wyposażenie pracowników ochrony oraz bileterów w odpowiednie środki ochrony osobistej (maseczki, przyłbice, środki do dezynfekcji rąk); na imprezach, gdzie obowiązuje procedura przeszukania, ochrona powinna regularnie dezynfekować ręce;
- ustawianie kolejek z zachowaniem dystansu 1,5m;
- obowiązkowa dezynfekcja dłoni przez uczestników przy wejściu do obiektu lub na teren imprezy;
- w obiektach, gdzie jest to możliwe – podział publiczności na sekcje wpuszczane w odpowiednich odstępach czasowych;
- w przypadku obiektów posiadających jedno wejście – ustalenie odrębnych godzin wejścia dla poszczególnych grup osób;
- w przypadku obiektów posiadających więcej niż jedno wejście podział na możliwie największą ilość wejść;
- preferowane bilety elektroniczne w telefonach.
4.2.2 Rozejście się publiczności:
sprawne wypuszczanie grupami/sekcjami, w miarę możliwości wypuszczanie w pierwszej kolejności osób starszych;
udostępnienie jak największej możliwej liczby wyjść;
kontrolowanie przepływu publiczności przez obsługę imprezy.
4.2.3 Proponowane rozwiązania dla rozmieszczenia publiczności na wydarzeniach:
- strefa widowni z miejscami do siedzenia:
– miejsca siedzące zajmowane co drugie siedzenie, z tym że nie więcej niż 50% liczby miejsc;
– zapewnienie, aby uczestnicy realizowali obowiązek zakrywania ust i nosa.
5. Zasady bezpieczeństwa na terenie wydarzenia:
5.1 Wietrzenie i wentylowanie obiektów zamkniętych przed, w trakcie i po każdym dniu imprezy, z wyłączeniem systemów pracujących na zamkniętym obiegu powietrza i niewyposażonych w filtry HEPA; w zakresie postępowań z systemami wentylacyjno-klimatyzacyjnymi – postępowanie zgodnie z Wytycznymi NIZP-PZH (zalecane jest utrzymywanie rygorystycznych zasad w zakresie wysokiej krotności wymiany powietrza w obiekcie, poprzez doprowadzanie do obiektu (w miarę możliwości technicznych) głównie świeżego – atmosferycznego odpowiednio uzdatnionego powietrza z możliwie jak najmniejszym dodatkiem powietrza z systemu cyrkulacji, a następnie usunięcie zużytego powietrza na zewnątrz obiektu. Nie należy stosować wentylacji mechanicznej z odzyskiem ciepła – rekuperacji.).
5.2 Zachowanie higieny stref dla publiczności oraz zaplecza powinno uwzględniać:
- środki do mycia i dezynfekcji wraz z instrukcją właściwej dezynfekcji rąk dostępne na terenie imprezy, m.in. w toaletach oraz przy wejściach na teren imprezy i wyjściach, z uwzględnieniem potrzeb osób z niepełnosprawnością;
- udostępnienie możliwie jak największej liczby toalet i organizacja przedsięwzięcia tak, aby móc zachować wymagany dystans;
- oznaczenie pojemników przeznaczonych na zużyte środki ochrony osobistej, postępowanie z odpadami zgodnie w Wytycznymi Ministerstwa Klimatu i GIS;
- udostępnienie wyłącznie bezdotykowych podajników na ręczniki papierowe;
- umieszczenie w widocznych miejscach instrukcji mycia rąk według rekomendacji GIS z uwzględnieniem potrzeb osób z niepełnosprawnością i dzieci (odpowiednia wysokość);
- sprzątanie, dezynfekcja toalet ze zwiększoną częstotliwością, minimum raz na godzinę. Należy dokumentować czas wykonania dezynfekcji.
5.3 Ciągi komunikacyjne/toalety:
- zaleca się zapewnienie w miarę możliwości bezdotykowego otwierania drzwi;
- zaleca się używanie wind w pierwszej kolejności przez rodziny z małymi dziećmi, osoby z niepełnosprawnością, osoby starsze oraz kobiety ciężarne;
- zakaz używania nadmuchowych suszarek do rąk;
- zaleca się wyłączenie z użytkowania co drugiego pisuaru, jeśli nie są one umieszczone w odległości umożliwiającej zachowanie odpowiedniego dystansu społecznego, oraz taką organizację korzystania z toalet, aby ułatwić zachowanie dystansu.
6. Brak możliwości prowadzenia działalności gastronomicznej i handlowej podczas wydarzenia
7. Procedury postępowania w przypadku podejrzenia zakażenia wirusem SARS-CoV-2 uczestnika lub obsługi wydarzenia
7.1 w przypadku wystąpienia u pracownika obsługi wydarzenia będącego na stanowisku pracy lub uczestnika wydarzenia będącego w obiekcie niepokojących objawów infekcji dróg oddechowych– należy niezwłocznie odsunąć go od pracy/odseparować od innych osób w przeznaczonym do tego celu pomieszczeniu/miejscu lub poprosić, aby transportem indywidualnym udał się do domu. Należy go poinformować o konieczności pozostania w domu oraz kontaktu telefonicznego z lekarzem podstawowej opieki zdrowotnej (uzyskanie teleporady medycznej). W razie nagłego pogarszania się stanu zdrowia należy skontaktować się z 999 lub 112.
7.2 zgłoszenie incydentu do kierownictwa obiektu, co umożliwi obsłudze ustalenie obszaru, w którym poruszała się i przebywała osoba, przeprowadzenie rutynowego sprzątania, zgodnie z procedurami obiektu, oraz zdezynfekowanie powierzchni dotykowych (klamki, poręcze, uchwyty itp.).
7.3 ustalenie listy pracowników oraz uczestników wydarzenia, o ile to możliwe, obecnych w tym samym czasie w części/częściach obiektu, w których przebywał pracownik/uczestnik wydarzenia i zalecenie stosowania się do wytycznych Głównego Inspektora Sanitarnego dostępnych na stronie www.gov.pl/web/koronawirus/ oraz www.gis.gov.pl, odnoszących się do osób, które miały kontakt z zakażonym
8. Procedury postępowania w przypadku potwierdzenia zakażenia wirusem SARS-CoV-2 uczestnika lub obsługi wydarzenia.
8.1 Organizatorzy mają obowiązek udostępnić listę uczestników i pracowników odpowiednim pracownikom Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej.
8.2 Rekomenduje się stosowanie do wytycznych Głównego Inspektora Sanitarnego dostępnych na stronie www.gov.pl/web/koronawirus/ oraz www.gis.gov.pl, odnoszących się do osób, które miały kontakt z zakażonym.